Ein Content Management System (CMS) ist eine Softwareanwendung, die es Benutzern ermöglicht, digitale Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten, gemeinsam zu bearbeiten, zu veröffentlichen und zu speichern. CMSes werden typischerweise für Enterprise Content Management (ECM) und Web Content Management (WCM) verwendet.
Wie funktioniert ein CMS und wie wird es genutzt?
Ein CMS bietet eine grafische Benutzeroberfläche mit Werkzeugen, um Webinhalte zu erstellen, zu bearbeiten und zu veröffentlichen, ohne Code von Grund auf schreiben zu müssen.
Ein CMS hat zwei Komponenten: eine Content Management Application (CMA) und eine Content Delivery Application (CDA).
Die CMA ist eine grafische Benutzeroberfläche, die es den Nutzern ermöglicht, ohne HTML-Kenntnisse Inhalte auf einer Webseite zu entwerfen, zu erstellen, zu ändern und zu entfernen.
Die CDA-Komponente stellt die Backend-Dienste bereit, die die Verwaltung und Auslieferung der Inhalte unterstützen, sobald ein Benutzer sie in der CMA erstellt hat.
Was ist der Unterschied zwischen einem CMS, ECM und WCMS?
Ein CMS, ECM und WCMS verwalten alle Inhalte, aber es gibt Unterschiede zwischen ihnen:
Das CMS ist der Vorläufer des ECM-Systems. Ein CMS ist ein Ort, um digitale Inhalte zu erstellen, zu verwalten und zu speichern, und funktioniert am besten mit strukturierten Inhalten – wie Dokumenten und Datenbankeinträgen.
Ein Enterprise Content Management System verwaltet sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Inhalte. Es beinhaltet Software, Strategien und Sicherheit, um Inhalte effektiv zu verwalten.
Ein Web Content Management System ist ähnlich wie ein ECM-System, aber der Unterschied ist, dass das WCMS für Web-Inhalte ist — wie z.B. Produktseiten auf E-Commerce-Websites. Es enthält ein Publishing-Tool und erleichtert das kollaborative Authoring.
ECM vs. WCM
CMS-Funktionen
Die Funktionen können zwischen den verschiedenen CMS-Angeboten variieren, aber zu den Kernfunktionen gehören:
Intuitive Indizierung, Suche und Abfrage. Diese Funktionen indizieren alle Daten für einen einfachen Zugriff durch Suchfunktionen und ermöglichen es den Nutzern, nach Attributen wie Veröffentlichungsdatum, Schlüsselwörter oder Autor zu suchen.
Formatmanagement. Dies hilft, gescannte Papierdokumente und ältere elektronische Dokumente in HTML- oder PDF-Dokumente umzuwandeln.
Revisionsfunktionen. Diese Funktionen ermöglichen es, dass Inhalte nach der ersten Veröffentlichung aktualisiert und bearbeitet werden können. Die Revisionskontrolle verfolgt auch alle Änderungen, die Einzelpersonen an Dateien vornehmen.
Veröffentlichung. Diese Funktionalität ermöglicht es Einzelpersonen, eine Vorlage oder eine Reihe von Vorlagen, die von einer Organisation genehmigt wurden, sowie Assistenten und andere Werkzeuge für die Erstellung und Änderung von Inhalten zu verwenden.
Ein CMS kann auch Werkzeuge für die Personalisierung oder das One-to-One-Marketing bereitstellen. One-to-One-Marketing ist die Fähigkeit einer Website, ihre Inhalte und Werbung auf die spezifischen Eigenschaften eines Nutzers zuzuschneiden, indem sie Informationen verwendet, die ein Nutzer zur Verfügung stellt oder die eine Website sammelt. Wenn ein Nutzer zum Beispiel nach Digitalkameras in großen Suchmaschinen – wie Google – sucht, können Werbebanner Geschäfte zeigen, die Digitalkameras verkaufen, anstatt Geschäfte, die Gartenprodukte verkaufen.
Kernfunktionen einer CMS-Grafik
Andere beliebte CMS Funktionen sind:
suchmaschinenoptimierungsfreundliche URLs;
integrierte und Online-Hilfe, einschließlich Diskussionsforen;
gruppenbasierte Berechtigungssysteme und Sicherheit
volle Template-Unterstützung und anpassbare Vorlagen
einfache Assistenten-basierte Installations- und Versionierungsverfahren
Admin-Panel mit Unterstützung für mehrere Sprachen;
minimale Server-Anforderungen;
integrierte Dateimanager; und
integrierte Audit-Logs.
Vorteile der Verwendung eines CMS
Es gibt eine Reihe von Vorteilen bei der Verwendung eines Content Management Systems, darunter:
Benutzerfreundlichkeit. Dank einer grafischen Benutzeroberfläche können auch Personen mit begrenzten technischen Kenntnissen die Software nutzen.
Einfache Suche nach Informationen. Eine eingebaute Suchfunktion ermöglicht es den Nutzern, das Gesuchte einzugeben und eine Liste von Einträgen zurückzubekommen – ähnlich wie bei einer Google-Suchmaschine.
Einfaches Verwalten von Inhalten. Nicht nur das Erstellen von Inhalten ist einfach, sondern auch das Entfernen von Inhalten. Ein CMS macht es einfach, Inhalte zu entfernen, um die Website auf dem neuesten Stand zu halten.
Von überall aus zugänglich. Ein CMS kann Cloud-basiert oder vor Ort sein, aber die Nutzer können von überall aus mit einem Gerät, das mit dem Internet verbunden ist, auf die Inhalte zugreifen.
Erlaubt mehrere Benutzer. Ein CMS macht es einfach, Veröffentlichungsrechte zu verwalten.
Sofortige Inhaltsaktualisierung. Ein CMS ermöglicht es Nutzern, Inhalte in Echtzeit zu verwalten und zu aktualisieren – ohne auf einen Entwickler warten zu müssen.
Einfach zu skalieren. Ein CMS macht es für Unternehmen einfach, neue Webseiten hinzuzufügen, wenn ihr Unternehmen wächst, ohne dass ein Entwickler benötigt wird.
Einfach zu aktualisieren. Entwicklungsteams können Updates mit nur wenigen Klicks ausrollen.
Wie du das beste CMS für deine Website auswählst
Es gibt fast keine Grenzen für die Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, bevor sich ein Unternehmen entscheidet, in ein CMS zu investieren. Es gibt ein paar grundlegende Funktionalitäten, auf die man immer achten sollte, wie z.B. eine einfach zu bedienende Editoroberfläche und intelligente Suchfunktionen. Für einige Organisationen hängt die Software, die sie verwenden, jedoch von spezifischeren Anforderungen ab.
Betrachte zum Beispiel die Größe der Organisation und die geografische Verteilung. Der CMS-Administrator muss wissen, wie viele Personen die Anwendung nutzen werden, ob das CMS mehrsprachige Unterstützung benötigt und wie groß das Support-Team sein muss, um den Betrieb aufrecht zu erhalten. Es ist auch wichtig, den Grad der Kontrolle zu berücksichtigen, den sowohl Administratoren als auch Endnutzer bei der Nutzung des CMS haben werden. Organisationen müssen auch die Vielfalt der elektronischen Datenformen berücksichtigen, die sie verwenden. Alle Arten von digitalen Inhalten sollten leicht indiziert werden können.
Hier sind einige zusätzliche Richtlinien für die Auswahl des richtigen CMS:
Hol dir den Input von Mitarbeitern und Führungskräften. Es ist wichtig zu wissen, wer das neue CMS nutzen wird und wofür sie es nutzen werden. Unternehmen sollten das Marketing-Team, den Chief Content Officer, die IT-Mitarbeiter und andere einbeziehen.
Beurteile die aktuellen und zukünftigen Geschäftsanforderungen. Ein CMS muss die aktuellen Bedürfnisse eines Unternehmens und alle zukünftigen Geschäftspläne berücksichtigen. Zu den Überlegungen gehört, ob sich das System in den aktuellen Tech-Stack des Unternehmens integrieren lässt und ob das CMS zukunftsweisende Funktionen wie RESTful APIs beinhaltet.
Recherchiere Optionen. Unternehmen müssen eine Auswahlliste von Software erstellen, die ihren Bedürfnissen entspricht und sich über diese Optionen informieren – dies beinhaltet Gespräche mit Nutzern mit ähnlichen Anwendungsfällen, um deren Erfahrungen mit den Produkten zu erfahren.
Schreibe eine Anfrage für ein Angebot. Dies gibt den Anbietern die Möglichkeit, auf die Bedürfnisse des Unternehmens einzugehen und zu erklären, warum sie die richtige Software für diese Aufgabe anbieten können.
Bewerte die Antworten der Anbieter. Unternehmen sollten die Funktionalität, das Training und den Support berücksichtigen, den jeder Anbieter anbietet. Demos ermöglichen es Unternehmen zu verstehen, wie jedes System funktioniert und welche Integrationen es bietet.
Beispiele für verschiedene CMSes
Es gibt viele kostenlose und abonnementbasierte CMS für den privaten und geschäftlichen Gebrauch. Hier sind einige Beispiele der populäreren Content Management System Anbieter:
Joomla. Dies ist ein freies und quelloffenes Web Content Management System, das auf einem MVC-Framework aufbaut. Joomla ist in der Skriptsprache PHP geschrieben und bietet Funktionen wie Caching, RSS-Feeds, Blogposts, Suche und Unterstützung für Sprachübersetzung.
WordPress. Dies ist ein weiteres kostenloses und Open-Source WCMS, das auf PHP und MySQL basiert. Unternehmen können WordPress in der Cloud nutzen oder es auf einem lokalen Computer einsetzen, um als eigener Webserver zu fungieren. Diese Software ist in hohem Maße anpassbar, mit vielen Themes und WordPress-Plugins verfügbar. Es ist auch eine beliebte Blogging-Plattform.
Backdrop CMS. Dies ist ein freies und quelloffenes CMS, das Teil des Drupal-Projekts ist und ein erschwingliches CMS für kleine und mittelgroße Organisationen bietet. Backdrop bietet von sich aus nur die grundlegendsten Web Content Management Funktionen, kann aber mit Hilfe der verschiedenen Module erweitert werden.
Wix. Dieses CMS bietet sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Pläne an. Zu den Funktionen gehören Tools für die Zusammenarbeit im Team, Integrationen von Drittanbietern, Sicherheit auf Enterprise-Niveau, hunderte von Designvorlagen und die Möglichkeit, eigenen Code hinzuzufügen. Wix bietet auch 24/7 Kundensupport.
HubSpot CMS. Dieses kostenpflichtige CMS bietet einen Drag-and-Drop Page Builder, SEO-Empfehlungen und Website-Themes. Die kostenlose CRM-Plattform von HubSpot ist ebenfalls in jedem CMS-Paket enthalten und ermöglicht es den Nutzern, den Überblick über Kunden und Inhalte zu behalten – alles an einem Ort.
Magnolia. Dies ist ein Open-Source, headless CMS, das Integrationen mit zahlreichen Marketing-Technologien ermöglicht – einschließlich CRM-Systemen, Analytics und Marketing-Automatisierungs-Tools. Zu den Funktionen gehören Personalisierung und Optimierung sowie Digital Asset Management.